Gérer efficacement les e-mails

Strat√©gies pour apprivoiser votre bo√ģte de r√©ception

Strat√©gies pour apprivoiser votre bo√ģte de r√©ception¬†

C'est lundi matin. Alors que Linda s'assoit √† son bureau, elle √©prouve cette sensation famili√®re de naufrage dans son estomac ... Elle ne redoute pas la journ√©e qui l'attend - elle redoute sa bo√ģte de r√©ception!


Linda est responsable d'une grande équipe et elle reçoit au moins 50 courriels chaque jour. La lecture et la réponse à tous ces courriers prennent beaucoup de temps, et la plupart de son travail passe au second plan de cette corvée quotidienne. En conséquence, elle est notoirement en retard sur les projets et elle a commencé à rester tard, juste pour se rattraper.

Lorsque nous l'utilisons de manière appropriée, le courrier électronique est un outil de communication incroyablement utile. Mais, comme Linda, beaucoup d'entre nous se sentent dépassés par la quantité de courrier que nous recevons et auxquels nous devons répondre.

Cependant, il existe des moyens de gérer vos e-mails pour être plus productif. Dans cet article, nous explorerons des stratégies pour ce faire, afin que vous puissiez continuer avec le vrai travail en cours.

 

Remarque:
Gardez à l'esprit que ces stratégies peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde. Utilisez donc votre jugeote lorsque vous réfléchissez à la gestion de votre courrier électronique.

 

Vérification du courrier électronique

Vérification du courrier électronique

V√©rifier r√©guli√®rement vos e-mails pendant la journ√©e peut √™tre un moyen efficace de maintenir votre bo√ģte de r√©ception √† des niveaux g√©rables.

Cependant, l'interruption et la distraction constantes qui d√©coulent du multit√Ęche de cette mani√®re peuvent r√©duire consid√©rablement votre productivit√© et perturber votre capacit√© √† entrer dans un √©tat de flux lorsque vous travaillez sur des projets de grande valeur.

Une stratégie que vous pouvez utiliser consiste à vérifier les e-mails uniquement à des points définis pendant la journée. Par exemple, vous pouvez décider de ne vérifier vos e-mails que le matin, avant le déjeuner et à la fin de la journée.
Ici, il est utile de configurer votre logiciel de messagerie pour "recevoir" des messages uniquement à certains moments, afin de ne pas être distrait par les messages entrants. Si vous ne pouvez pas faire cela, assurez-vous au moins de désactiver les alertes sonores et visuelles.

Vous pouvez √©galement r√©server du temps pour lire et r√©pondre aux e-mails apr√®s une longue p√©riode de travail cibl√©, ou √† l'heure de la journ√©e o√Ļ votre √©nergie et votre cr√©ativit√© sont au plus bas (cela signifie que vous pouvez faire un travail de plus grande valeur √† d'autres moments). Notre article, est-ce une t√Ęche matinale? vous aidera √† identifier quand vous vous sentez le moins √©nergique, afin que vous puissiez planifier le temps de mani√®re appropri√©e.

Si vous craignez que vos collègues, votre patron ou vos clients soient ennuyés ou confus par le fait que vous ne répondez pas rapidement à leurs e-mails, expliquez que vous ne vérifiez les e-mails qu'à certains moments et qu'ils peuvent vous appeler ou utiliser la messagerie instantanée si la question est vraiment urgente.

 

Remarque:
De toute √©vidence, dans certains r√īles, vous devrez v√©rifier r√©guli√®rement vos e-mails, surtout si votre entreprise utilise l'e-mail comme principal outil de communication. Comme pour toutes ces strat√©gies, utilisez votre jugement en fonction de votre situation.

 

La lecture d'un e-mail

La lecture d'un e-mail
Lorsque vous lisez un e-mail, vous pouvez perdre des heures si vous n'utilisez pas ce temps intelligemment.

Tout d'abord, essayez d'utiliser la "r√®gle des deux minutes" lorsque vous lisez votre e-mail - si l'e-mail prend moins de deux minutes pour lire et y r√©pondre, alors prenez soin de d√®s maintenant, m√™me si ce n'est pas une priorit√© √©lev√©e. L'id√©e sous-jacente est que si cela prend moins de deux minutes pour agir, il faut plus de temps pour lire et ensuite stocker la t√Ęche "√† faire plus tard" que pour simplement s'occuper de la t√Ęche maintenant.

Pour les e-mails dont la lecture ou la r√©ponse prend plus de deux minutes, planifiez l'heure sur votre calendrier ou ajoutez-la en tant qu'action √† votre liste de t√Ęches, √† faire plus tard. La plupart des programmes de messagerie vous permettent de mettre en √©vidence, de signaler ou d'√©toile les messages qui n√©cessitent une r√©ponse, utilisez donc cette fonction pratique chaque fois que vous le pouvez.

 

Tip:
Beaucoup d'entre nous re√ßoivent √©galement de nombreuses notifications internes. Ce sont ces e-mails FYI (For Your Information) du si√®ge social ou des membres de l'√©quipe qui veulent nous tenir ¬ęinform√©s¬Ľ. Si vous voyez votre nom dans le champ ¬ęcc¬Ľ au lieu du champ ¬ę√ĬĽ, il y a de fortes chances que ce soit un e-mail pour info. Pensez √† le classer dans un dossier ¬ę√Ä lire¬Ľ, et abordez-le lorsque vous avez le temps.

 

 

Organisation du courrier électronique

Organisation du courrier électronique 


Pouvez-vous imaginer avoir une bo√ģte de r√©ception sans rien? Cela semble presque trop beau pour √™tre vrai!

Bien qu'une bo√ģte de r√©ception compl√®tement vide (√©galement appel√©e ¬ębo√ģte de r√©ception z√©ro¬Ľ) puisse √™tre irr√©aliste pour beaucoup d'entre nous, garder notre bo√ģte de r√©ception principale vide peut nous rendre plus organis√©s et aider √† √©liminer le stress.

Tout d'abord, mettez en place un système de classement simple pour vous aider à gérer votre courrier.

Vous pouvez utiliser des cat√©gories g√©n√©rales intitul√©es ¬ęActions¬Ľ, ¬ęEn attente¬Ľ, ¬ęR√©f√©rence¬Ľ et ¬ęArchives¬Ľ. Si vous √™tes en mesure de rester au top de vos dossiers - en particulier les dossiers ¬ęAction¬Ľ et ¬ęEn attente¬Ľ - vous pouvez les utiliser comme liste de t√Ęches informelle pour la journ√©e.

Si quatre catégories semblent trop simplistes pour vos besoins, vous pouvez configurer un système plus détaillé. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour chaque projet sur lequel vous travaillez ou avoir un dossier défini pour chacun de vos clients ou commerciaux.

L'avantage lorsque vous créez des dossiers spécifiques pour le traitement des e-mails est que cela facilite la recherche des anciens e-mails: au lieu de parcourir tout votre système de messagerie, vous pouvez simplement rechercher dans ce dossier particulier. 


Utilisation des règles

Utilisation des règles 

La plupart des programmes de messagerie, tels que Outlook et Gmail, vous permettent d'√©tablir des ¬ęr√®gles¬Ľ qui trient les e-mails dans un dossier particulier d√®s leur r√©ception.

Par exemple, vous pouvez recevoir plusieurs e-mails par jour qui vous informent des ventes r√©alis√©es par votre entreprise. Vous voulez les recevoir, car vous voulez voir ce qui se passe, mais vous ne voulez pas qu'ils encombrent votre bo√ģte de r√©ception.

C'est ici que vous pouvez configurer une règle dans votre programme de messagerie qui déplace les e-mails avec, par exemple, "Notification de vente:" dans la ligne d'objet directement vers le dossier "Ventes effectuées" dès leur arrivée. Cela signifie que vous ne le faites pas. Pas besoin de classer manuellement ces e-mails et vous conserver donc tous les e-mails de vente dans un dossier.

 

E-mail non essentiel

E-mail non essentiel 

Si vous recevez régulièrement des e-mails tels que des newsletters, des blogs et des flux d'articles, vous pouvez les réacheminer vers une autre adresse e-mail, ou utiliser des règles, afin qu'ils soient instantanément envoyés dans un dossier particulier.

Cela aidera √† garder votre bo√ģte de r√©ception principale claire, et elles seront au m√™me endroit, pr√™tes √† √™tre lues √† un moment opportun.

 

Tip:
Vous pouvez faire la diff√©rence¬†entre vos coll√®gues, votre patron et vos clients en √©crivant des e-mails efficaces. Cela leur √©vitera non seulement le stress et la frustration, mais des courriels succincts et pertinents peuvent √©galement gagner √©norm√©ment de temps - le v√ītre et le leur.

 

Bonnes habitudes d'équipe

Bonnes habitudes d'équipe
L'une des meilleures choses que vous puissiez faire, pour limiter la quantité d'e-mails à traiter, est d'encourager les gens à vous en envoyer moins.

Par exemple, si certains membres de l'équipe vous envoient régulièrement des e-mails longs et interminables, faites-leur savoir. Dites-leur doucement mais fermement qu'en raison de la demande de votre temps, vous apprécierez les courriels ne dépassant pas un paragraphe ou deux. Tout ce qui est plus long que cela devrait justifier un appel téléphonique. Alternativement, ils peuvent passer par votre bureau pour une discussion.

Promouvez également de bonnes stratégies de courrier électronique et de communication dans votre organisation et encouragez les gens à utiliser les stratégies mises en évidence dans cet article.

 

Points clés:
La plupart d'entre nous se sentent dépassés par les e-mails. Bien que ce soit un excellent outil de communication, les gens en abusent souvent. Lorsque vous le gérez efficacement, vous pouvez augmenter considérablement votre productivité.

Pour prendre le contr√īle de votre bo√ģte de r√©ception, commencez par v√©rifier et traiter les e-mails uniquement √† certaines heures de la journ√©e. Si vous √™tes pr√©occup√© par le retard de r√©ponse, faites savoir aux gens que vous ne v√©rifiez pas constamment vos e-mails.

Essayez √©galement de garder votre bo√ģte de r√©ception aussi claire que possible. Organisez vos e-mails √† l'aide de dossiers tels que ¬ęAction¬Ľ, ¬ęEn attente¬Ľ et ¬ęArchives¬Ľ. Et lorsque vous v√©rifiez vos e-mails, utilisez la r√®gle des deux minutes - g√©rez imm√©diatement tout e-mail que vous pouvez lire et auquel vous pouvez r√©pondre en deux minutes ou moins.

Vous pouvez également réduire votre courrier entrant en demandant aux gens de vous envoyer moins et en préconisant des stratégies de courrier électronique et de communication efficaces dans votre organisation.

 

Articles Récents

Les risques liés à une caution personnelle

Devez-vous personnellement garantir votre prêt commercial? Lors d'une demande de prêt, de financement d'équipement ou de carte de crédit d'entreprise, de nombreux propriétaires d'entreprise sont surpris d'apprendre qu'une garantie personnelle...

En savoir plus