Stratégies pour apprivoiser votre boîte de réception
C'est lundi matin. Alors que Linda s'assoit à son bureau, elle éprouve cette sensation familière de naufrage dans son estomac ... Elle ne redoute pas la journée qui l'attend - elle redoute sa boîte de réception!
Linda est responsable d'une grande équipe et elle reçoit au moins 50 courriels chaque jour. La lecture et la réponse à tous ces courriers prennent beaucoup de temps, et la plupart de son travail passe au second plan de cette corvée quotidienne. En conséquence, elle est notoirement en retard sur les projets et elle a commencé à rester tard, juste pour se rattraper.
Lorsque nous l'utilisons de manière appropriée, le courrier électronique est un outil de communication incroyablement utile. Mais, comme Linda, beaucoup d'entre nous se sentent dépassés par la quantité de courrier que nous recevons et auxquels nous devons répondre.
Cependant, il existe des moyens de gérer vos e-mails pour être plus productif. Dans cet article, nous explorerons des stratégies pour ce faire, afin que vous puissiez continuer avec le vrai travail en cours.
Remarque:
Gardez à l'esprit que ces stratégies peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde. Utilisez donc votre jugeote lorsque vous réfléchissez à la gestion de votre courrier électronique.
Vérification du courrier électronique
Vérifier régulièrement vos e-mails pendant la journée peut être un moyen efficace de maintenir votre boîte de réception à des niveaux gérables.
Cependant, l'interruption et la distraction constantes qui découlent du multitâche de cette manière peuvent réduire considérablement votre productivité et perturber votre capacité à entrer dans un état de flux lorsque vous travaillez sur des projets de grande valeur.
Une stratégie que vous pouvez utiliser consiste à vérifier les e-mails uniquement à des points définis pendant la journée. Par exemple, vous pouvez décider de ne vérifier vos e-mails que le matin, avant le déjeuner et à la fin de la journée.
Ici, il est utile de configurer votre logiciel de messagerie pour "recevoir" des messages uniquement à certains moments, afin de ne pas être distrait par les messages entrants. Si vous ne pouvez pas faire cela, assurez-vous au moins de désactiver les alertes sonores et visuelles.
Vous pouvez également réserver du temps pour lire et répondre aux e-mails après une longue période de travail ciblé, ou à l'heure de la journée où votre énergie et votre créativité sont au plus bas (cela signifie que vous pouvez faire un travail de plus grande valeur à d'autres moments). Notre article, est-ce une tâche matinale? vous aidera à identifier quand vous vous sentez le moins énergique, afin que vous puissiez planifier le temps de manière appropriée.
Si vous craignez que vos collègues, votre patron ou vos clients soient ennuyés ou confus par le fait que vous ne répondez pas rapidement à leurs e-mails, expliquez que vous ne vérifiez les e-mails qu'à certains moments et qu'ils peuvent vous appeler ou utiliser la messagerie instantanée si la question est vraiment urgente.
Remarque:
De toute évidence, dans certains rôles, vous devrez vérifier régulièrement vos e-mails, surtout si votre entreprise utilise l'e-mail comme principal outil de communication. Comme pour toutes ces stratégies, utilisez votre jugement en fonction de votre situation.
La lecture d'un e-mail
Lorsque vous lisez un e-mail, vous pouvez perdre des heures si vous n'utilisez pas ce temps intelligemment.
Tout d'abord, essayez d'utiliser la "règle des deux minutes" lorsque vous lisez votre e-mail - si l'e-mail prend moins de deux minutes pour lire et y répondre, alors prenez soin de dès maintenant, même si ce n'est pas une priorité élevée. L'idée sous-jacente est que si cela prend moins de deux minutes pour agir, il faut plus de temps pour lire et ensuite stocker la tâche "à faire plus tard" que pour simplement s'occuper de la tâche maintenant.
Pour les e-mails dont la lecture ou la réponse prend plus de deux minutes, planifiez l'heure sur votre calendrier ou ajoutez-la en tant qu'action à votre liste de tâches, à faire plus tard. La plupart des programmes de messagerie vous permettent de mettre en évidence, de signaler ou d'étoile les messages qui nécessitent une réponse, utilisez donc cette fonction pratique chaque fois que vous le pouvez.
Tip:
Beaucoup d'entre nous reçoivent également de nombreuses notifications internes. Ce sont ces e-mails FYI (For Your Information) du siège social ou des membres de l'équipe qui veulent nous tenir «informés». Si vous voyez votre nom dans le champ «cc» au lieu du champ «À», il y a de fortes chances que ce soit un e-mail pour info. Pensez à le classer dans un dossier «À lire», et abordez-le lorsque vous avez le temps.
Organisation du courrier électronique
Pouvez-vous imaginer avoir une boîte de réception sans rien? Cela semble presque trop beau pour être vrai!
Bien qu'une boîte de réception complètement vide (également appelée «boîte de réception zéro») puisse être irréaliste pour beaucoup d'entre nous, garder notre boîte de réception principale vide peut nous rendre plus organisés et aider à éliminer le stress.
Tout d'abord, mettez en place un système de classement simple pour vous aider à gérer votre courrier.
Vous pouvez utiliser des catégories générales intitulées «Actions», «En attente», «Référence» et «Archives». Si vous êtes en mesure de rester au top de vos dossiers - en particulier les dossiers «Action» et «En attente» - vous pouvez les utiliser comme liste de tâches informelle pour la journée.
Si quatre catégories semblent trop simplistes pour vos besoins, vous pouvez configurer un système plus détaillé. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour chaque projet sur lequel vous travaillez ou avoir un dossier défini pour chacun de vos clients ou commerciaux.
L'avantage lorsque vous créez des dossiers spécifiques pour le traitement des e-mails est que cela facilite la recherche des anciens e-mails: au lieu de parcourir tout votre système de messagerie, vous pouvez simplement rechercher dans ce dossier particulier.
Utilisation des règles
La plupart des programmes de messagerie, tels que Outlook et Gmail, vous permettent d'établir des «règles» qui trient les e-mails dans un dossier particulier dès leur réception.
Par exemple, vous pouvez recevoir plusieurs e-mails par jour qui vous informent des ventes réalisées par votre entreprise. Vous voulez les recevoir, car vous voulez voir ce qui se passe, mais vous ne voulez pas qu'ils encombrent votre boîte de réception.
C'est ici que vous pouvez configurer une règle dans votre programme de messagerie qui déplace les e-mails avec, par exemple, "Notification de vente:" dans la ligne d'objet directement vers le dossier "Ventes effectuées" dès leur arrivée. Cela signifie que vous ne le faites pas. Pas besoin de classer manuellement ces e-mails et vous conserver donc tous les e-mails de vente dans un dossier.
E-mail non essentiel
Si vous recevez régulièrement des e-mails tels que des newsletters, des blogs et des flux d'articles, vous pouvez les réacheminer vers une autre adresse e-mail, ou utiliser des règles, afin qu'ils soient instantanément envoyés dans un dossier particulier.
Cela aidera à garder votre boîte de réception principale claire, et elles seront au même endroit, prêtes à être lues à un moment opportun.
Tip:
Vous pouvez faire la différence entre vos collègues, votre patron et vos clients en écrivant des e-mails efficaces. Cela leur évitera non seulement le stress et la frustration, mais des courriels succincts et pertinents peuvent également gagner énormément de temps - le vôtre et le leur.
Bonnes habitudes d'équipe
L'une des meilleures choses que vous puissiez faire, pour limiter la quantité d'e-mails à traiter, est d'encourager les gens à vous en envoyer moins.
Par exemple, si certains membres de l'équipe vous envoient régulièrement des e-mails longs et interminables, faites-leur savoir. Dites-leur doucement mais fermement qu'en raison de la demande de votre temps, vous apprécierez les courriels ne dépassant pas un paragraphe ou deux. Tout ce qui est plus long que cela devrait justifier un appel téléphonique. Alternativement, ils peuvent passer par votre bureau pour une discussion.
Promouvez également de bonnes stratégies de courrier électronique et de communication dans votre organisation et encouragez les gens à utiliser les stratégies mises en évidence dans cet article.
Points clés:
La plupart d'entre nous se sentent dépassés par les e-mails. Bien que ce soit un excellent outil de communication, les gens en abusent souvent. Lorsque vous le gérez efficacement, vous pouvez augmenter considérablement votre productivité.
Pour prendre le contrôle de votre boîte de réception, commencez par vérifier et traiter les e-mails uniquement à certaines heures de la journée. Si vous êtes préoccupé par le retard de réponse, faites savoir aux gens que vous ne vérifiez pas constamment vos e-mails.
Essayez également de garder votre boîte de réception aussi claire que possible. Organisez vos e-mails à l'aide de dossiers tels que «Action», «En attente» et «Archives». Et lorsque vous vérifiez vos e-mails, utilisez la règle des deux minutes - gérez immédiatement tout e-mail que vous pouvez lire et auquel vous pouvez répondre en deux minutes ou moins.
Vous pouvez également réduire votre courrier entrant en demandant aux gens de vous envoyer moins et en préconisant des stratégies de courrier électronique et de communication efficaces dans votre organisation.
